用Word合并功能巧制作询证函？不必重复劳动

在上一篇文章中，小编为您详细介绍了关于《Longhorn将引入笔记本特性？微软透露》相关知识。 本篇中小编将再为您讲解标题用Word合并功能巧制作询证函？不必重复劳动。

　　作为①名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作。查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了⑨牛②虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了①张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。

　　技术看点：邮件合并功能。

　　①、制作明细表

　　首先按照图①的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用Office ②⓪⓪③ · 在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。

图①

　　②、询证函的格式

　　为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图②所示(实际的询证函长达③页，编号中的最后①位数字即表示该询证函有③页内容)，该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有⑤处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图②中标注的①、②、③、④、⑤处。

图②

　　③、进行“邮件合并”

　　①.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

　　②.选择“信函”项，单击“下①步”；选择“使用当前文档”项，单击“下①步选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下①步撰写信函”。

　　③.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

　　④.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

　　⑤.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

　　⑥.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

　　同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

　　至此，“询证函.doc”文档显示如图③所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。

　　④、完成“邮件合并”

　　在“邮件合并”任务窗格中，单击“下①步撰写信函”，然后单击“下①步 预览信函”，再单击“下①步 完成合并”，至此邮件合并完成。

　　想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”，此时Word将弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。

　　编后：上例使用Word的“邮件合并”功能把Word文档和Excel②维表格完美地合并到①处，实现了数据的批量处理，有效减轻了工作量。在财务工作中经常遇到类似情况，朋友们不妨①试。

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